Wstęp.
„Nastał gorący czas dla kwalifikowanego (zaufanego) podpisu elektronicznego”.
Koniec marca i początek kwietnia to bez wątpienia okres, w którym wiele osób nie może obyć się bez zaufanego podpisu elektronicznego. O ile jeszcze jakiś czas temu można było załatwić go od ręki to obecnie przyjdzie nam poczekać i to najkrócej około tygodnia. A to oznacza, że jeżeli podpis będzie potrzeby do 31 marca, wykonanie czynności, dla których jest on niezbędny, może się okazać niemożliwe w tym terminie.
Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Podstawą prawną określająca zasady wydawania oraz skutki prawne posługiwanie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. Poz. 1579). Ustawa służy stosowaniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73).
Zgodnie z powołanym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) „podpis elektroniczny” oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis. Natomiast „kwalifikowany podpis elektroniczny” oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.
Z punktu widzenia praktycznego kwalifikowanym urządzeniem do składania podpisu elektronicznego jest specjalny token, który w swoim wyglądzie przypomina pendrive. Oczywiście urządzenie musi być wydane przez certyfikowany do tego podmiot, po podpisaniu umowy, na podstawie której uzyskuje się certyfikat.
Kwalifikowany podpis elektroniczny, a podpis zaufany.
Profil zaufany ePUAP to bezpłatne narzędzie, dzięki któremu można potwierdzać swoją tożsamość w internecie oraz składać podpis zaufany. Jednak istnieją wątpliwości, czy można założyć profil zaufany dla osób, które nie mają numeru PESEL. A to oznacza problemy dla cudzoziemców, którzy nie mają numeru PESEL. Cudzoziemcy nie posiadający numeru PESEL muszą zatem wystąpić o wydanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Może być do szczególnie ważne z punktu widzenia prezesów zagranicznych spółek, którzy w Polsce muszą podpisać sprawozdania finansowe spółek.
Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego może być problemem dla osób, które na stałe przebywają za granicą. Na stronach większości podmiotów, które mają uprawnienie do wydania certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego znajduje się instrukcja uzyskania kwalifikowanego certyfikatu dla osoby przebywającej poza granicami Polski. Niestety nie jest możliwe załatwienie tej sprawy wyłącznie online. Niezbędny będzie udział notariusza, aby potwierdzić autentyczność podpisu cudzoziemca złożonego własnoręcznie na umowie w celu uzyskania certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz dopełnienie innych formalności, w tym uzyskanie tzw. klauzuli Apostille, w tych krajach, gdzie jest to wymagane.
Jest wiele obszarów życia, gdzie wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
Elektroniczna dokumentacja medyczna.
Przede wszystkim taki podpis będzie wymagany dla podpisywania elektronicznej dokumentacji medycznej. W tym kontekście trzeba przypomnieć, że w tej chwili rozróżniamy:
- dokumentacją medyczną w postaci elektronicznej, o której mowa w rozporządzeniu ministra zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania,
- elektroniczną dokumentacją medyczną, którą reguluje ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia.
Elektroniczna dokumentacja medyczna, są to - dokumenty wytworzone w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Należy tylko nadmienić, że podpis osobisty to inny, nowy rodzaj podpisu elektronicznego - nie jest to podpis osobisty w potocznym rozumienia tego słowa.
ZSMOPL.
Od 1 kwietnia wchodzi w życie obowiązek raportowania do Zintegrowanego Systemu Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi (ZSMOPL). Minister Zdrowia poinformował ostatnio, że bilans otwarcia podmiotów odpowiedzialnych, hurtowni farmaceutycznych, aptek i punktów aptecznych oraz działów farmacji szpitalnej może nastąpić wcześniej niż przed 1 kwietnia 2019 r. W takim jednak wypadku podmiot ten obowiązany będzie od tego dnia nieprzerwanie raportować obrót produktami leczniczymi.
Aby podłączyć się do ZSMOPL, należy założyć konto na P2 na stronie rejestrymedyczne.csioz.gov.pl. W tym celu trzeba złożyć wniosek o rejestrację konta w ZSMOPL na stronie zsmopl.ezdrowie.gov.pl. Dla podpisania wniosku konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany.
Sprawozdania finansowe.
Obowiązki związane ze sporządzaniem sprawozdań finansowych regulują przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351 ze zm.). Zgodnie z przepisem art. 52 ust. 1 i 2 ww. ustawy: "1. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. 2. Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego".
Pod pojęciem dnia bilansowego należy rozumieć dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe (art. 3 ust. 1 pkt 10 ustawy o rachunkowości). Stosownie do przepisów ustawy o rachunkowości należy wskazać, iż sprawozdanie finansowe obejmujące okres od 1 stycznia 2018 do 31 grudnia 2018 roku (rok kalendarzowy) powinno być sporządzone do dnia 31 marca 2019 roku i powinno być podpisane przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe oraz wszystkich członków zarządu wraz ze wskazaniem daty złożenia podpisu.
Jednocześnie należy wskazać, iż przepis art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, iż roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe za rok 2018 powinno zostać zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników do dnia 30 czerwca 2019 roku.
Powyższe wskazuje, iż przepisy prawa rozróżniają datę sporządzenia sprawozdania finansowego od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Jednocześnie należy wskazać, iż w wyniku ostatnich nowelizacji ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe za rok 2018 i lata następne musi być sporządzone w formie elektronicznej. Zgodnie bowiem z przepisem art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości "Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP".
Każda z osób, która jest zobowiązana do podpisania sprawozdania finansowego, musi zatem posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP – w celu podpisania sprawozdania finansowego.
