[caption id="attachment_56354" align="alignnone" width="620"]
Kasa fiskalna EURO_50TE_MINI[/caption]Czy mając podpisany kontrakt z NFZ potrzebna jest kasa fiskalna? Jak otrzymać zwrot za kasę fiskalną? Co grozi za brak kasy po 1 marca 2015 r.? Wyjaśniamy wątpliwości związane z kasą fiskalną.
1. Kiedy mija ostateczny termin obowiązku rozpoczęcia użytkowania kasy fiskalnej?
28 lutego 2015 kończy się zwolnienie lekarzy oraz lekarzy dentystów ze stosowania kas fiskalnych ze względu na wysokość osiąganego obrotu. Zatem począwszy od 1 marca każda usługa, za którą płaci pacjent lekarzowi, musi być zaewidencjonowana w kasie fiskalnej. Wymaganie to nie ma zastosowania, jeżeli lekarz za wykonane świadczenia wystawia fakturę na rzecz firmy, przychodni, szpitala, wykonuje badania finansowane z NFZ lub jest np. pracownikiem szpitala. Obowiązek wystawienia paragonu spoczywa wtedy na przychodni lub szpitalu.
Obowiązek zaewidencjonowania usługi powstaje po jej wykonaniu, więc jeżeli gabinet był zamknięty od 1 do 15 marca, terminem rozpoczęcia ewidencjonowania jest 16 marca.
2. „Prowadzę praktykę, ale świadczę w usługi tylko dla przedsiębiorstw i wystawiam faktury. Czy także muszę posiadać kasę fiskalną?”
Odpowiada Wiesław Dróżdż, rzecznik prasowego ministra finansów: „Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz innych niż wymienione w art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podmiotów nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej, co oznacza, że nie mają również obowiązku posiadania takiej kasy. Dotyczy to również przedstawionej w zapytaniu sytuacji, gdy lekarz świadczy usługi medyczne tylko dla przedsiębiorstw (przedsiębiorców).
3. Co się stanie, jeśli nie zakupię kasy fiskalnej do 1 marca?
Brak kasy fiskalnej oznacza, że nie można wykonywać usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Kas fiskalnych na rynku nie brakuje, jednak warto je nabyć przed terminem 1 marca i nie czekać do ostatniej chwili. Poza tym kasy fiskalne są urządzeniami technicznymi i z mogą ulec awarii, nawet w najbardziej nieodpowiednim momencie. Także z tego powodu warto urządzenie zakupić kilka dni wcześniej.
Zignorowanie obowiązku powoduje brak prawa do odpisu 700 zł od każdej zainstalowanej kasy (jeżeli są to pierwsze kasy), a także może powodować kary finansowe na podstawie Kodeksu Karnego Skarbowego. Jest to ważne, ponieważ stosując się do przepisów, można nabyć kasę prawie za darmo.
4. Jak dostać dofinansowanie na kasę?
Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem MF podatnikowi przysługuje odpis z tytułu zakupu kas/drukarek fiskalnych ”na start” w wysokości 700 zł, ale maksymalnie 90 proc. ceny netto kasy/drukarki fiskalnej za każde urządzenie. Warto więc na samym początku rozważyć, czy nie będziemy w niedalekiej przyszłości rozszerzać naszej działalności i ewentualnie zakupić od razu kasy rezerwowe, które wdrożymy w odpowiednim momencie, a za które dostaniemy zwrot.
Obowiązki związane z odpisem z US:
- przesłanie do Urzędu Skarbowego informacji o miejscu i ilości instalowanych kas (należy to dostarczyć osobiście lub wysłać listem poleconym najpóźniej dzień przed fiskalizacją urządzenia;
- zakup kasy/drukarki posiadającej ważną decyzję Prezesa Głównego Urzędu Miar;
- kasa/drukarka fiskalna musi być własnością podatnika – musimy posiadać dowód zapłaty za kasę;
- kasa/drukarka fiskalna musi być ufiskalniona przed wynikającym z przepisów terminem rozpoczęcia ewidencjonowania;
- wysłanie przez podatnika do urzędu skarbowego „Zawiadomienia o instalacji kasy”, w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji;
- rozpoczęcie prowadzenia sprzedaży na urządzeniu fiskalnym w terminie.
Czynni podatnicy VAT dokonują odliczenia w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. Podatnicy zwolnieni z VAT otrzymują pieniądze na konto na podstawie wniosku składanego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
5. Czy mogę kupić używaną kasę fiskalną?
Można odkupić używaną kasę lub drukarkę fiskalną, ale pod warunkiem, że urządzenie to jest już po odczycie (wyrejestrowaniu) w Urzędzie Skarbowym, czyli posiada protokół odczytu sporządzony w obecności poprzedniego właściciela kasy, Urzędu Skarbowego oraz serwisu kasy fiskalnej. Protokół musi być opatrzony podpisami i pieczęciami wszystkich 3 stron biorących udział w odczycie. Odkupując używane urządzenie fiskalne musimy koniecznie posiadać egzemplarz takiego protokołu.
Należy również pamiętać o tym, że ponownie użycie kasy będzie możliwe tylko i wyłącznie jeżeli zostają spełnione 2 dodatkowe warunki:
- W odkupionym urządzeniu prawie na pewno będziemy musieli wymienić pamięć fiskalną na nową (chyba że została już wymieniona), co wiąże się z wydatkiem ok. tysiąca złotych (zależnie od modelu urządzenia fiskalnego). Opłacalny wydaje się więc jedynie zakup droższych modeli urządzeń.
- Kupowane urządzenie fiskalne musi posiadać aktualną homologację, tzn. musi być nadal w oficjalnej sprzedaży producenta. Modeli wycofanych przez ich producentów ze sprzedaży nie można ponownie zafiskalizować na inną firmę, można jedynie wymieniać pamięci fiskalne w obrębie tej samej firmy (ten sam nr NIP).
6. Co to jest numer ewidencyjny?
Każda kasa fiskalna posiada 3 numery identyfikacyjne:
- numer fabryczny nadany przez producenta;
- numer unikatowy (numer pamięci fiskalnej) przydzielony przez Ministra Finansów i drukowany na każdym dokumencie z kasy;
- numer ewidencyjny nadawany kasie przez urząd skarbowy na podstawie złożonego zawiadomienia o instalacji kasy.
Otrzymany z urzędu skarbowego numer ewidencyjny właściciel kasy obowiązany jest „w sposób trwały” umieścić na obudowie urządzenia fiskalnego. W praktyce jest akceptowane naniesienie numeru na obudowę kasy flamastrem wodoodpornym.
Numer ewidencyjny użytkownik kasy musi wpisać także w odpowiednim miejscu w książce serwisowej kasy.
7. Co należy robić z książką kasy?
Po otrzymaniu od serwisanta wypełnionej książki kasy, należy ją przechowywać w miejscu użytkowania kasy (w przypadku kas stacjonarnych). Książkę kasy należy
udostępniać na żądanie właściwych organów, dokonywać wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika, jak również umożliwiać dokonanie wpisów podmiotowi prowadzącemu serwis kas.
W przypadku utraty (zgubienia) książki kasy należy powiadomić niezwłocznie naczelnika urzędu skarbowego i wystąpić do podmiotu prowadzącego serwis o wydanie duplikatu książki.
8. Jak często należy dokonywać przeglądu urządzenia?
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 14.03.2013 r. obowiązkowego przeglądu technicznego kas dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Rozporządzenie nie wyklucza możliwości wykonywania przeglądów częściej wedle potrzeby. Obowiązkiem podatnika jest zgłoszenie kasy do przeglądu, a obowiązkiem serwisu jest wykonanie przeglądu w terminie 5 dni od zgłoszenia. Zatem jeżeli fiskalizacja miała miejsce 26 lutego 2015, kasę trzeba zgłosić do przeglądu najpóźniej 21 lutego 2017.
Obowiązku tego trzeba przestrzegać, ponieważ jego naruszenie grozi m.in. zwrotem otrzymanego odpisu 700 zł.
9. Jak długo należy przechowywać wydruki z kasy?
W obecnym stanie prawnym rolki kontrolne lub kopię elektroniczną, oryginały raportów dobowych i raporty miesięczne należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym dokumenty zostały rozliczone (czyli od 6 do 7 lat). Kopia elektroniczna eliminuje jedynie rolki kontrolne. Raporty dobowe i raporty miesięczne drukowane są zawsze na rolce papierowej.
10. Co wybrać: zw. kopia elektroniczną czy papierową rolkę?
Na rynku dostępne są dwie kategorie urządzeń: z kopią papierową oraz z kopią elektroniczną. W przypadku tych ostatnich, kopie paragonów i raportów są zapisywane na nośniku elektronicznym np. karcie pamięci identycznej jak w aparatach fotograficznych. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić od 20% do 50% kosztów papieru. Dodatkowo liczba przechowywanych rolek z wydrukami jest znacznie mniejsza niż w przypadku kopii papierowej.
W przypadku indywidualnej praktyki lekarskiej, przy założeniu, iż lekarz przez 5 dni w tygodniu przyjmuje po 10 pacjentów dziennie, 2 rolki papieru wystarczą na okres kilku tygodni. Oszczędności z zastosowania kopii elektronicznej, wyniosą od 11 zł do 28 zł, w okresie 5 lat. Ze względu na różnice cen pomiędzy urządzeniami z kopią papierową i elektroniczną, o wyborze powinny więc zadecydować względy użytkowe (np. łatwiejsza instalacja papieru), a nie ekonomiczne. Zupełnie inaczej takie wyliczenie będzie wyglądało w przypadku przychodni.
11. Gdzie kupić kasy fiskalne?
Kasę można kupić w dowolnym punkcie sprzedaży oferującym kasy fiskalne, także w sklepach internetowych.
Kasy lub drukarki fiskalne powinny być wdrożone przez profesjonalny serwis posiadający aktualne uprawnienia serwisowe. Serwis doradza przy wyborze kasy i wspomaga uzyskanie zwrotu 700 zł z urzędu skarbowego, pomagając przy wypełnianiu odpowiednich zgłoszeń. Po zakupie kasy serwis programuje kasę i ufiskalnia ją. Przeprowadza także szkolenie z zakresu obsługi kasy oraz wykonywania raportów wymaganych przez prawo.
Zgodnie z przepisami, gdy nie działa kasa nie można wykonywać usług.
Na pytanie dotyczące kasy fiskalnej odpowiadał Adam Szymański z firmy Cloud Planet S.A. z Gdańska właściciela sklepu internetowego kreskowe.net
Źródło: Gazeta Lekarska/Cloud Planet/Medexpress
Czytaj także: NRL chce wyjaśnić wątpliwości związane z obowiązkiem posiadania kas fiskalnych
