Zarządzanie kosztami jest jednym z najważniejszych elementów funkcjonowania podmiotów leczniczych na tak trudnym rynku, jakim jest obecnie rynek medyczny. Na co dzień mamy do czynienia z faktami, których rozwiązanie przysparza wiele problemów zarządzających placówkami medycznymi.
Na wielu szkoleniach, konferencjach medycznych tematem wiodącym jest działalność podmiotów leczniczych, wprowadzanie nowych technologii, przekonywanie menedżerów, iż korzyści z zakupu danego sprzętu czy wdrożenia systemu informatycznego są pomocne przy zarządzaniu jednostką. Zazwyczaj każdy z dyrektorów/prezesów wysłucha wykładu, prezentacji, weźmie udział w dyskusji, po czym wraca do szarej rzeczywistości i rozkłada ręce mówiąc „kupiłbym z chęcią, ale nie mam żadnych środków finansowych na taki cel”. Jednym z tematów, który mnie zainteresował wśród konferencji, był temat szafy lekowej z możliwością połączenia z działającym systemem informatycznym tzw. części białej szpitala. Postanowiłem sprawdzić, jak działa system firmy „Da Vinci Medical System”, co oznacza dla zarządzającego podmiotem leczniczym, personelu, kierownika apteki i również pacjenta. Wybrałem oddział internistyczny z salą intensywnej opieki kardiologicznej, oddział 41-łóżkowy obłożony w 100 proc., generujący nadwykonania, pacjenci z różnymi jednostkami chorobowymi, duży obrót lekami
i innymi wyrobami medycznymi. Okazją do wdrożenia systemu i montażem nowych szaf lekowych był akurat remont oddziału, ale i tak by to nie przeszkadzało przy wdrożeniu nowego systemu.Szafa lekowa jest podłączona do sieci informatycznej szpitalnej, posiada kontakt z magazynem aptecznym i programem obsługującym aptekę szpitalną. Dostęp do szafy jest kodowany na zasadzie odcisku linii papilarnej lub wpisania osobistego kodu danego pracownika, bez tego nie ma możliwości otwarcia szafy, chyba że w trybie awaryjnym, o czym system od razu poinformuje i po usunięciu awarii zleci przeprowadzenie inwentaryzacji. Leki są zlecane i wydawane dla konkretnego pacjenta, wszystko jest wyświetlane na dotykowym monitorze podłączonym ze skanerem.
Wdrożenie szaf lekowych w miejsce apteczek oddziałowych jest spowodowane koniecznością poprawy kontroli nad lekami i wyrobami medycznymi. Obecnie oddział wewnętrzny ze względu na dużą liczbę pacjentów z różnymi rozpoznaniami generuje największe zamówienia z apteki głównej szpitala, za pomocą dotychczas stosowanych apteczek oddziałowych nie jest możliwa (ze względów technicznych) bieżąca kontrola stanu leków i produktów leczniczych. Uporządkowanie tej części ma przynieść racjonalizację zamówień i ich lepszą kontrolę, co spowoduje zmniejszenie kosztów funkcjonowania oddziału. Jednocześnie po zakończeniu tego etapu zamierzamy wprowadzić system elektronicznych zleceń lekarskich wyposażony w kalkulatory JGP. Proces leczenia poszczególnych pacjentów będzie generował więc informację o faktycznych kosztach leczenia w danym oddziale (dane z szaf lekowych), a z drugiej strony zlecenia lekarskie zawierające wykaz procedur ICD-9 i ICD-10 będą precyzyjnie szacowały przychody oddziału. Dane będą służyły do wykonywania ciągłego pomiarowania wyników finansowych konkretnego oddziału i uzyskania bieżących informacji na temat kosztów danego pacjenta podczas procesu leczenia. Szafy na oddziałach na bieżąco wymieniają się informacjami o stanach magazynowych. W przypadku, gdy pielęgniarka chce wydać lek, którego nie ma na danym oddziale, a apteka główna jest zamknięta, może z łatwością odszukać jego lokalizację na innych oddziałach. Ktoś może zapytać albo stwierdzić: nierealne, nieopłacalne, środki na inwestycję nigdy się nie zwrócą, personel się nie przystosuje, będzie więcej pracy itp. Odpowiedź brzmi: kto nie spróbuje, ten nie wie i nigdy się nie dowie. Więcej korzyści z wdrożenia systemu ocenię po jakimś czasie. Teraz jest jeszcze za wcześnie. Wiem tylko, iż zapewnione jest pełne bezpieczeństwo rozchodu leków (z podziałem na danego pacjenta przebywającego w oddziale) oraz ich przechowywanie. Firma „Da Vinci Medical System” zdecydowała się na pilotażową instalację takiego systemu w SP ZOZ w Gostyniu, który zamierzamy rozszerzyć na pozostałe szpitale. Z pewnością będę również negocjował lepsze warunki ubezpieczenia szpitala, opierając się na wprowadzeniu nowych technologii, które zapewniają pełne bezpieczeństwo świadczonych usług medycznych w podmiocie leczniczym.
Korzyści płynące z szafy lekowej
• Bezpieczeństwo pacjentów: alarmy dotyczące reakcji alergicznych, leków przeterminowanych, wycofanych serii, konieczności podania leku (realizacja zlecenia), niewykonania zleceń, zabezpieczenie przed podaniem zbyt dużej dawki.
• Rozliczanie i redukcja kosztów: automatyczna procedura rozliczania leków na pacjenta/oddział; kontrola zapasów; identyfikacja rzeczywistych stanów na każdym oddziale; bieżąca kontrola zmiany stanów i uwzględnianie planowanych zleceń (właściwe planowanie zapasów); redukcja strat poprzez kontrolę dostępu; śledzenie daty ważności i wskazywanie innych miejsc dla zużycia leku; kontrola zapasów w szafie lekowej i wykrywanie braków oraz zarządzanie wykonania remanentów; statystyki zużycia leków w zakresach danych procedur.
• Apteka główna: przygotowanie leków do wydania na podstawie zamówienia otrzymanego z Szafy Lekowej; potwierdzenie odbioru z apteki przez pracownika oddziału szpitalnego, odpowiedzialnego za uzupełnienie Szafy Lekowej (dokument elektroniczny); pomniejszenie stanu w aptece głównej; odbiór leków przekazanych
z oddziału.
• Szafa lekowa: pobranie leków z apteki głównej
i zaksięgowanie stanu, na podstawie elektronicznego dokumentu zaimportowanego z apteki głównej (import potwierdzony przez pracownika oddziału); wyświetlanie informacji o niskich stanach, brakach lub lekach przeterminowanych; wyświetlenie zleceń lekarskich ze wskazaniem daty i godziny podania dla pacjenta; rejestracja pobrań z szafy lekowej konkretnych leków, dla konkretnych pacjentów i uaktualnienie stanu; praca w trybie „remanent” (ustalenie stanu ilościowego po wykryciu przez system niezgodności zawartości); wysyłanie zamówień do apteki głównej z uwzględnieniem planowanych zleceń i rezerwy; fizyczna kontrola dostępu (czytniki biometrii, karty zbliżeniowe, kamery); możliwość realizacji zleceń papierowych.
• Zlecenia lekarskie: zlecanie leków dla pacjentów z uwzględnieniem interakcji i dostępności; wysyłanie automatyczne zleceń do Szafy Lekowej jako zadanie do wykonania; kontrola wykonywanych zleceń przez pielęgniarki; możliwość wprowadzania zleceń przez sekretarki, wraz z funkcją potwierdzania zleceń przez lekarzy zlecających; zlecenia papierowe (okres przejściowy).
• Wykonanie zleceń lekarskich: na podstawie listy zleceń dostępnej w Szafie Lekowej, następuje autoryzowane otwarcie szafy i pobieranie leków z tej szafy ( w okresie przejściowym, gdy stosowane są zlecenia papierowe dostęp uzależniony wyłącznie od uprawnień personelu); czytnik kodów kreskowych rejestruje każde pobranie leku o konkretnej serii i dacie ważności, ostrzegając przed podaniem leku przeterminowanego lub niewłaściwej dawki; pobranie z szafy lekowej pomniejsza stan ewidencyjny; pobranie większej ilości leków niż wynika to ze zleceń jest możliwe, wyłącznie po zaznaczeniu przez pielęgniarkę opcji „STRATA”. System rejestruje straty raportując takie zużycie; pobrania nieautoryzowane lub ponad potrzeby są odnotowane w systemie i zostaje wygenerowany raport.
Tekst jest artykułem z wrześniowej Służby Zdrowia
